Com o crescimento da sua empresa, é normal que haja mais processos e que eles se tornem, inclusive, mais complexos. Portanto, você precisa tomar cuidado para que a desorganização não atrapalhe o andamento da empresa.
Além disso, nem sempre a maneira pela qual você está acostumado a fazer uma determinada tarefa é a melhor para o seu negócio. É para resolver esses problemas e alinhar tarefas que existe o gerenciamento de processos.
Mas o que seria processo? E para que serve o gerenciamento de processos? Veja as respostas para essas dúvidas neste post!
O que é processo?
O processo é a forma como realizamos alguma atividade. Por exemplo, para ir ao trabalho: você pode ir de carro, ônibus ou metrô. De carro é mais confortável, mas há gastos com gasolina e o estresse do trânsito; o ônibus vai vazio, mas você demora muito tempo no trânsito; já o metrô demora metade do tempo, mas vai sempre lotado.
Todos são “processos” por meio dos quais a mesma atividade (ir ao trabalho) é realizada, mas você tem que considerar qual oferece melhor custo-benefício (equilíbrio entre conforto e rapidez no trajeto).
A mesma coisa ocorre no trabalho. Cada tarefa pode apresentar várias formas de execução. No entanto, você deve observar qual delas exige menos recursos e oferece um bom retorno.
Quando uma empresa é pequena, os colaboradores fazem suas tarefas “no automático”, ou seja, da maneira que já estão acostumados. Isso agiliza a execução das atividades e evita o acúmulo e a má gestão do tempo. No entanto, quando a empresa cresce, essa pode não ser a melhor forma de agir.
Quais são os tipos de processo?
No mundo corporativo, existem três principais tipos de processo:
- Primários: aqueles que envolvem diretamente o cliente: a entrega do produto ou prestação de serviço. Portanto, são considerados os mais importantes, já que entregam valor da marca. Eles, inclusive, afetam positiva ou negativamente a satisfação do consumidor.
- De apoio: oferecem recursos materiais (produtos, serviços, equipamentos) e financeiros para que os processos primários aconteçam. Não entregam valor diretamente, nem mantêm contato com o cliente.
- De gestão: fazem o gerenciamento dos processos primários, de apoio e dos próprios. Eles também são responsáveis por estabelecer as práticas de controle e monitoramento. O gerenciamento de processos, portanto, é um dos mecanismos de gestão de uma empresa.
O que é gerenciamento de processos?
O gerenciamento de processos vai além de verificar se as tarefas estão sendo cumpridas. Isso porque, como você viu, os processos são divididos em diferentes etapas, uma vez que um afeta diretamente o outro.
A sua tarefa, por exemplo, não cessa assim que você termina de executá-la. Ao contrário: ela impacta diretamente o trabalho de outro colaborador. Isso nos leva a concluir que um processo tem diversas ramificações, por menor que possa parecer.
Portanto, mapear um processo significa gerenciar todas essas fases — do planejamento estratégico à entrega do produto/serviço ao cliente.
A definição do professor Gregório Varvakis (1998) é amplamente aceita. Para ele, gerenciamento de processos é “a definição, análise e melhoria contínua dos processos com objetivo de atender às necessidades e expectativas dos clientes”.
Isso significa mapear, organizar, controlar e otimizar processos para que eles alcancem os objetivos da empresa com mais eficiência e eficácia.
Por que você deve implementar o gerenciamento de processos na sua empresa?
Veja por que gerir processos pode ser a solução que sua empresa necessita:
Os processos não estão dando resultado
Muitas vezes, você já tem formas de execução bem definidas na sua empresa. No entanto, elas não estão dando os resultados esperados. O gerenciamento de processos permite que:
- você descubra por que aquele processo não está dando certo;
- qual forma de execução pode trazer o resultado necessário;
- qual dos dois (ou mais) processos é capaz de alcançar o objetivo de sua empresa.
Você ainda não mapeou os processos da empresa
Quando você ainda não tem bem claras as formas de trabalho da empresa, precisa passar por uma fase antes do gerenciamento: o mapeamento de processos. É nessa fase que você vai descobrir como os processos são feitos e “desenhar” melhores maneiras de executá-los.
Cada colaborador trabalha de uma forma diferente
Como dissemos, numa empresa pequena o colaborador pode trabalhar no “piloto automático”. Ele descobriu uma forma de executar suas tarefas e as realiza da mesma maneira, a fim de terminá-las com mais rapidez e menos retrabalho.
No entanto, no que se refere à economia de tempo e esforços, outro colaborador pode pensar de forma idêntica, mas fazer uma mesma tarefa de maneira completamente diferente. Além disso, quando um novo profissional entra na empresa, pode ficar perdido e não saber qual a melhor forma de trabalhar.
Quando você gerencia e monitora os processos de ponta a ponta (ou seja, do nível estratégico até a entrega do produto ou serviço), tem a oportunidade de descobrir qual dessas formas de execução é a mais interessante para a empresa e, claro, para o colaborador.
Dessa forma, sua organização terá fluxos de trabalho bem desenhados, que podem ser modificados com o avanço da tecnologia e das formas de trabalho. Mas, é claro, essas mudanças acontecem apenas quando beneficiam colaborador e empresa.
Como visto, o gerenciamento de processos é uma forma inteligente de otimizar as tarefas e acelerar o crescimento do seu negócio. A Consulting House trabalha com uma base de dados que pode aproximar sua empresa dos clientes e trazer resultados muito melhores nos processos primários. Entre em contato e fale com um especialista.
