Quando se trata de criar experiências para líderes empresariais, o planejamento de eventos demanda uma organização criteriosa. Por se tratar de um público exigente, os detalhes devem ser programados e os riscos devem ser previstos. Para isso, a equipe precisa contar com um bom checklist de eventos corporativos.
Quer entender como uma simples lista de verificação pode fazer toda a diferença na execução do seu evento? Continue a leitura e conheça quais itens são indispensáveis!
Por que fazer um checklist de eventos corporativos?
Tenha em mente que, por mais planejadas que sejam suas ações, um evento tem vida própria. A função do checklist de eventos corporativos, neste caso, é garantir que os participantes desfrutem a experiência de forma plena e sem contratempos.
Portanto, considere que o evento corporativo representa a imagem da sua empresa. Logo, o esforço da equipe de organização deve estar em oferecer um serviço que facilite o desenvolvimento, o networking e as oportunidades de negócios.
O que não pode faltar no seu checklist?
O checklist de eventos corporativos é o ponto de partida para o desdobramento do planejamento. Após essa fase, ele também terá o papel fundamental de assegurar a execução do evento. Acompanhe os dez itens que não podem faltar na sua lista!
1. Principais dados do evento
Para começar, defina as informações do planejamento que guiarão a execução de todo o evento corporativo, como:
- o tipo de evento, de acordo com o objetivo da sua estratégia;
- o nome do evento, que seja de fácil compreensão e lembrança;
- a descrição geral, para estabelecer e manter o perfil do evento;
- as datas e os horários suficientes para planejar, divulgar e executar.
2. Locais para realização
Um promotor de eventos prudente determina o local de realização do evento corporativo e mantém uma carta na manga. Além dos possíveis imprevistos, o evento pode acabar rendendo mais participantes do que o esperado, por exemplo. De qualquer forma, ao escolher os locais, certifique-se de que eles ofereçam apoio contínuo.
3. Previsão de público
É comum que os eventos corporativos trabalhem com uma estimativa limitada de participantes, seja por questões de divulgação ou de previsão de demanda. Leve em conta a relação entre a capacidade máxima do local, a circulação das pessoas e o serviço suficiente para atendê-las. Uma dica essencial para qualquer evento, é evitar a superlotação.
4. Equipe de organização
Um bom checklist de eventos corporativos apresenta a composição completa do time necessário para executá-lo. Tenha um documento de fácil acesso com o nome, a função e o contato das pessoas. Para se munir de ausências por quaisquer motivos, mantenha um time extra ou mesmo reserva devidamente treinado.
5. Programação das atrações
Com a estrutura do evento corporativo formada, vá em busca de atividades para compor a programação. Pode ser que a atração principal já tenha sido definida desde o início ou que você precise selecionar todos os painelistas. Em todo caso, considere também as situações de interação, como credenciamento e coffee-break.
6. Estrutura e equipamentos
Relacione os espaços, maquinários e materiais obrigatórios para o andamento do evento. Na hora da contratação, confirme se seus fornecedores têm disponibilidade para atendê-lo e, da mesma forma que na equipe, tenha opções em caso de incidentes inesperados. No dia anterior ao evento, teste tudo quantas vezes for possível.
7. Opções de alimentação
Este é um item essencial do checklist de eventos corporativos que deve ser deixado a cargo de um fornecedor especializado. Ao decidir os alimentos e bebidas oferecidos aos participantes, considere a facilidade de acesso e consumo. Como as pessoas geralmente interagem de pé, evite pratos que exijam talheres, por exemplo.
8. Logística de execução
Faça um roteiro indicando o passo a passo de todas as tarefas necessárias para que o timing do evento seja preciso, trabalhando sempre com antecedência. Planeje desde a chegada dos participantes, da recepção dos painelistas até o momento do coffee break, para que os alimentos e bebidas estejam em temperatura agradável.
9. Cerimonial do evento
O mesmo roteiro que você usou para estabelecer a logística deve ser adaptado para compor o cerimonial do evento. É esse documento que vai dar ritmo e orientar a sequência da programação, apresentando as atrações e os painelistas. E, claro, sempre que necessário, o cerimonialista fará intervenções de forma improvisada.
10. Campanha de comunicação
A divulgação do evento deve começar tão logo as informações principais estejam decididas. Envie um save the date e, mesmo que não haja painelistas confirmados, aproveite para apresentá-los aos poucos como forma de aquecer o público. Lembre-se também de que a campanha deve se basear na comunicação corporativa da sua empresa.
Qual ferramenta usar para fazer um checklist eficiente?
Para montar seu checklist de eventos corporativos, você pode usar desde planilhas no Google Sheets até aplicativos como o Evernote ou o Wunderlist. O importante é que a lista seja acessível e visível para as pessoas-chave que farão parte da coordenação do evento. Procure atualizar seu checklist tão logo as tarefas sejam cumpridas.
Quer entender o potencial de oferecer uma experiência enriquecedora aos líderes da sua empresa? Aproveite para conhecer as vantagens de um evento corporativo e as modalidades oferecidas pela Consulting House!
